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Festigen Sie die Beziehungen durch Referenzen

von Robert Nabenhauer

Ein wirklich nachhaltiges Geschenk, das für Ihr Gegenüber hohen Nutzwert hat, ist die Vergabe von sorgfältig ausformulierten Referenzen, die in XING öffentlich abrufbar das Profil Ihres Kontaktes ergänzen.

XING bietet seit Ende 2009 ein Feature an, mit dem sich Mitglieder untereinander qualifizierende  Beurteilungen ausstellen können. Mit einer solchen Referenz können Sie Ihre Wertschätzung gegenüber Ihrer Kontaktperson zum Ausdruck bringen und damit Ihre Beziehung zu dieser Person im Rahmen des Networkings festigen. Hierzu gehen Sie in folgenden Schritten vor:

1. Auswahl geeigneter Kontakte

2. Aufrufen des Referenz-Formulars im Profil

3. Formulieren eines aussagekräftigen Referenz-Schreibens

Ein vierter Schritt besteht darin, dass Ihr Kontakt die Referenz annimmt. Voraussetzungen sind ein zutreffender, positiver Inhalt der Referenz und ein gut gepflegter Kontakt, der vielleicht sogar den Gefallen erwidert und wiederum Ihnen eine Referenz ausstellt.

 

1. Auswahl geeigneter Kontakte

Überlegen Sie zunächst, mit welchen Lieferanten, Dienstleistern und Kooperationspartnern Ihre Zusammenarbeit überdurchschnittlich gut funktioniert. Alternativ können Sie gezielt in Ihren Kontakten nach möglichen Referenzempfängern recherchieren. Klicken Sie dazu in Ihrem Profil unter „Referenzen & Auszeichnungen“ auf „Referenzen anfragen und verwalten“.

Wenn Sie den Reiter „Referenzen meiner Kontakte“ anklicken, erhalten Sie eine komplette Liste Ihrer Kontakte mit einer Übersicht darüber, welcher Ihrer Kontakte bereits wie viele Referenzen bekommen hat.

Gehen Sie diese Liste durch und entscheiden Sie, wem Sie eine Referenz geben wollen. Insbesondere die XING-Mitglieder, die bisher noch keine oder nur wenige Referenzen erhielten, werden sich über ein positives Statement freuen. Falls Sie ein sehr großes Netzwerk in XING haben und sich einen schnellen Überblick über diejenigen Kontakte von Ihnen verschaffen wollen, die bereits aktiv mit dem Referenzenfeature arbeiten, so klicken Sie auf „Kontakte mit Referenzen“.

 

2. Aufrufen des Referenz-Formulars im Profil

XING bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, zur Vergabe von Referenzen zu gelangen:

  • Versand direkt über die XING-Funktion „Referenzen“
  • Versand über das Profil Ihres Kontakts

Der Versand über den Button „Referenz geben“ funktioniert sehr einfach. Sie senden einem XING-Kontakt unaufgefordert eine Referenz: Dafür rufen Sie erst Ihr Profil auf, scrollen dann zum Punkt „Referenzen und Auszeichnungen“. Diesen klicken Sie zunächst an und rufen dann die Liste Ihrer Kontakte innerhalb Ihrer eigenen Referenzen auf. Jetzt wählen Sie den Kontakt aus und klicken auf den Link, der nach dem Auswählen angezeigt wird: „Referenz geben“. Nun stellen Sie ihm eine Referenz aus. Sobald Ihr Kontakt die Referenz annimmt, ist diese für alle sichtbar.

Sie können die Referenz auch über das Profil Ihres Kontakts versenden. Unter den Optionen auf der rechten Seite finden Sie den Punkt „Referenz geben“. Mit einem Klick hierauf gelangen Sie wiederum zum Eingabeformular für die Referenz.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise mit dem kleinen Umweg über das Profil: Sie versenden eine Referenz und machen zusätzlich auf sich aufmerksam, indem Sie unter „Besucher meines Profils“ bei Ihrem Kontakt in Erscheinung treten und damit Interesse signalisieren. Noch ausdrücklicher treten Sie in Erscheinung, wenn Sie vor dem Versand der Referenz Ihren Kontakt über Ihr Vorhaben informieren. Klicken Sie zu diesem Zweck auf „Nachricht schreiben“. In dem Eingabefenster, das nun erscheint, können Sie Ihr Angebot für das Geben einer Referenz formulieren und an Ihren Kontakt schicken. Durch diese Mail bringen Sie sich bei Ihrem Kontakt in besonderer Weise positiv in Erinnerung.

 

3. Formulieren eines aussagekräftigen Referenz-Schreibens

Im Eingabeformular für Referenzen finden Sie genügend Platz, um Ihre positive Beurteilung zu formulieren. Doch auch wenn Ihnen 2.000 Zeichen für den Empfehlungstext zur Verfügung stehen, sollten Sie hier keine Romane schreiben – denn die wird keiner lesen. Von daher sollten Sie immer gut überlegen, ob Sie Ihrem Kontakt mit einem längeren Schreiben wirklich einen Gefallen tun. Auch wenn Sie es gut meinen und alles ganz ausführlich schreiben wollen: Bitte beherzigen Sie gerade hier das Sprichwort „In der Kürze liegt die Würze“! Das folgende Beispiel ist mit 205 Zeichen gerade lang genug:

„Das Foto-Shooting bei Frau Mustermann war so professionell und angenehm, wie ich es noch nie bei einem Fotografen erlebt habe. Mit Liebe zum Detail und ganz ohne Zeitdruck. Einfach nur zum Weiterempfehlen.“

Auch den passenden Stil sollten Sie bedenken: Einem Sparkassen-Vorstand schreibt man andere Referenzen als einem Flash-Programmierer. Um die richtigen Inhalte und die geeignete Wortwahl zu treffen, gibt es einen einfachen Trick: Orientieren Sie sich an den Referenzen, die Ihr Kontakt bereits empfangen hat. Folgende Worte bzw. Satzteile erwecken Vertrauen und sollten explizit verwendet werden: „weiterempfehlen“ bzw. „jederzeit wieder“. Falls Sie mögen, können Sie am Schluss noch einen Dank einbauen.

Mit dem abschließenden Klick auf „Referenz speichern“ bekommt Ihr Kontakt eine Benachrichtigung, dass Ihre Referenz eingegangen ist. Den genauen Inhalt kann er sich mit einem Klick auf den enthaltenen Link anschauen.

 

Ihr Kontakt nimmt Ihre Referenz an

Mit dem Abschicken der Referenz haben Sie Ihren Part geleistet. Im letzten Schritt ist es erforderlich, dass Ihr Kontakt die Referenz durch das Anklicken von „Annehmen“ akzeptiert. Erst dann wird sie in seinem Profil angezeigt.

Damit Sie jederzeit im Blick haben, welche Referenzen Sie gegeben haben, listet XING sämtliche Referenzen für Sie auf. Klicken Sie im Rahmen der Referenzen-Funktion auf den Radio-Button „Kontakte, deren Referenz ich bin“.

Die Vergabe von Referenzen bildet einen wichtigen Baustein in der Beziehungspflege von Kontakten. Um dieses Tool optimal zu nutzen, sollten Sie sich vornehmen, jede Woche oder jeden Monat einer bestimmten Anzahl von XING-Kontakten das Angebot eines Empfehlungsschreibens zu unterbreiten. Erstellen Sie einen Plan, um dieses Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

 

Um eine Referenz bitten

Natürlich lassen sich die Beziehungen zu Ihren Kontakten auch dadurch festigen, dass Sie sie um eine Referenz für sich selbst bitten. Nicht nur die Referenz selbst wird auf Ihrer Profilseite positiv zu Buche schlagen, auch bringen Sie sich mit dieser Anfrage, z. B. bei einem Kunden, der hundertprozentig zufrieden mit Ihnen ist, positiv in Erinnerung.

 

Auch hier gehen Sie wieder in mehreren Schritten vor:

1. Auswahl geeigneter Kontakte

Als erstes sollten Sie jene Kontakte ansprechen, denen Sie selbst eine Referenz gegeben haben. Hier wird die Anfrage, im Gegenzug ebenfalls eine Empfehlung auszusprechen, sicher nicht abgelehnt werden. Eine Liste dieser Kontakte finden Sie unter „Referenzen“ unter „Kontakte deren Referenz ich bin“.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Kontakte zu selektieren, die mit einschlägigen Kategorien versehen sind. Solche Kategorien können sein: „Kunden“, „Partner“, „per Du“ etc.

Wenn Sie einen Kontakt, den Sie um eine Referenz bitten wollen, über die Referenzenfunktion von XING recherchiert haben, erfolgt der Versand Ihrer Anfrage am einfachsten über den Button „Referenzanfrage stellen“. Hier gelangen Sie zum Formular zur Eingabe der für die Referenzanfrage notwendigen Angaben.

Auch auf der Profilseite Ihres Kontaktes finden Sie unter den Optionen auf der rechten Seite die Möglichkeit, eine Referenzanfrage zu stellen. Auch hier besteht der Vorteil gegenüber der ersten Vorgehensweise wieder darin, dass Sie durch die Aufnahme in seine Liste „Besucher meines Profils“ auf sich aufmerksam machen.

 

2. Formulieren Sie eine erfolgreiche Referenzanfrage

Der Wortlaut des Standard-Empfehlungsschreibens von XING lautet:

Hallo,

ich würde mich sehr über eine Referenz für die genannte Position freuen.

Vielen Dank und freundliche Grüße,

„Ihr Name“

Diese Anfrage erfüllt sicherlich ihren Zweck, doch im Rahmen des PreSales Marketing versteht es sich von selbst, dass Sie die Zeit für eine individuelle Anfrage investieren sollten. Bringen Sie Ihr Anliegen kurz und verständlich vor und beziehen Sie sich dabei auf das Positive in der bisherigen Zusammenarbeit. Sie könnten auch anbieten, im Gegenzug Ihrerseits eine Referenz zu geben. Vergessen Sie nicht, sich am Schluss schon einmal im Voraus zu bedanken.

Bedenken Sie auch, dass nicht jeder ein Formulierungskünstler ist und ein gelungenes und aussagekräftiges Referenzschreiben aus dem Ärmel schüttelt. Es ist also sinnvoll, schon bei der Referenzanfrage eine gewisse textliche Unterstützung mitzuliefern. Diese besteht darin, dass Sie zum Beispiel erwähnen, an welchem Projekt Sie gemeinsam mit dem Referenzgeber erfolgreich gearbeitet haben.

Beispiel einer vorteilhaften Referenz für den Finanzdienstleister Max Mustermann:

„Herr Max Mustermann ist mir stets ein kompetenter und freundlicher Ansprechpartner in allen finanziellen Belangen. Ich wurde von ihm immer sehr schnell, sicher, ausführlich und äußerst kompetent beraten. Sein Team und er selbst sind gut erreichbar, reagieren auf Anfragen sehr sehr schnell und stets zu meiner vollsten Zufriedenheit. Ich kann Herrn Mustermann ohne jede Einschränkung empfehlen!“

Ihre Anfrage für die Veröffentlichung Ihrer Referenz versenden Sie abschließend über den „Senden“-Button. Damit Sie hier den Überblick behalten, werden unter „Meine Referenzen“ Ihre offenen Referenzanfragen aufgelistet.

 

3. Die Reaktion des Kontakts, den Sie um eine Referenz gebeten haben

Zunächst erhält Ihr Kontakt nun eine XING-Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass eine Referenzanfrage bei ihm eingegangen ist. Diese Mitteilung enthält zum einen Ihren Anfragetext, zum anderen findet Ihr Kontakt hier einen Link, mit dem er Ihre Anfrage entweder annehmen oder ablehnen kann.

Klickt Ihr Kontakt „Annehmen“ an, so öffnet sich auf dieser Seite unter anderem ein Eingabefenster für den Text des Empfehlungsschreibens. Mit Anklicken von „Referenz speichern“ sendet Ihr Kontakt Ihnen die angefragte Referenz.

 

4. Empfang des Referenzschreibens und Anzeige der Empfehlung

Über den Empfang des Referenzschreibens werden Sie mittels einer XING-Benachrichtigung informiert. Sie enthält einen Link, über den Sie den Text der Empfehlung einsehen können. Mittels des „Antworten“-Buttons haben Sie zudem die Möglichkeit, sich für das Annehmen Ihrer Referenzanfrage zu bedanken. Ein solches Dankeschön sollte für Sie auf jeden Fall dazu gehören, geht es doch um die Qualität der Beziehung zu Ihren Kontakten. Und hier ist Höflichkeit einfach selbstverständlich.

Wenn Sie sich den Text des erhaltenen Empfehlungsschreibens anschauen, bedeutet dies übrigens, dass die Referenz genauso auch online in Ihrem Profil angezeigt wird. D. h. Sie müssen Ihrerseits die erhaltene Empfehlung nicht erst annehmen, um sie damit freizuschalten. Die Referenz wird wie folgt öffentlich angezeigt:

Schauen Sie sich stets recht zeitnah die positiven Antworten auf Ihre Referenzanfragen an! Denn es kann in der Praxis durchaus vorkommen, dass die Referenz in der Form, in der sie gegeben wurde, nicht Ihren Vorstellungen entspricht. In diesem Fall bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, die Empfehlung mit „Referenz verbergen“ wieder aus Ihrem Profil zu nehmen. Im „Verbergen“-Status wird die Empfehlung intern wie folgt angezeigt:

Sie können eine verborgene Referenz mit einem Klick auf „Veröffentlichen“ jederzeit wieder freischalten, also für Besucher Ihres Profils wieder sichtbar machen.

 

TIPP Bringen Sie System in Ihre Referenzanfragen. Erstellen Sie einen Plan, in dem Sie festlegen, wie viele und welche Kontakte Sie pro Woche / Monat mit der Bitte um eine Empfehlung anschreiben wollen.

 

Dieses ist ein Auszug aus meinem Buch :
„Der PreSales Marketing Praxisleitfaden „Xing erfolgreich Nutzen“

Eine Leseprobe können Sie unter www.shop.nabenhauer-consulting.com anfordern.

 

Viel Freude beim lesen.
Robert Nabenhauer

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