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Rush Hour im Kopf?!

von Robert Nabenhauer

Mein Name ist Pia Tischer, ich helfe Einzelkämpfern und Teams mit einer einfachen Softwarelösung ihre Aufgaben übersichtlich zu verwalten. Damit sie effizienter arbeiten, Durchlaufzeiten verkürzen und die Zufriedenheit ihrer Kunden und Mitarbeiter steigern.

Seit 12 Jahren bin ich selbstständige Unternehmerin. Zu oft kam es in meinem Leben früher vor, dass „ Arme und Beine eine rotierende Scheibe bildeten“. Manchmal war einfach alles zu viel. In dieser Zeit hatte ich: Rush Hour im Kopf. In diesem Artikel möchte ich Unternehmerkollegen eine Methode vorstellen, die für mich und mein Unternehmen dazu beigetragen hat Aufgaben besser, schneller und entspannter zu managen. Ich glaube, dass auch Sie von diesem Wissen profitieren können.

Kennen Sie das?
Sie haben „eigentlich“ eine genaue Vorstellung wie die Dinge laufen sollen und „eigentlich“ wissen Sie genau wie Ihre Arbeit funktionieren kann. Aber es funktioniert trotzdem nicht.
Es kostet Sie zu viel Zeit die Aufgaben zu koordinieren und im Fluss zu halten. Ständig müssen Sie an verschiedenen Stellen nach Informationen suchen oder im Team nachfragen wie der aktuelle Stand einer Aufgabe ist.
Sie wollen etwas bewegen aber Sie laufen den Aufgaben nur hinterher?
Sie wollen etwas verändern aber Sie wissen nicht wie?

Mir ging es genauso
Ich hatte ständig viel zu tun und nie Zeit es zu erledigen. Mein E-Mail Postfach quoll über, meine To-Do Liste hatte kein Ende und ständig begleitete mich ein latentes Schuldgefühl den Anforderungen meiner Kunden, Kollegen oder der Familie nicht gerecht zu werden. Und so richtig frustrierend war: Je mehr ich arbeitete, umso schlimmer schien es zu werden. Ich war richtig deprimiert und wollte unbedingt etwas ändern. Ich habe Fachbücher gelesen, Seminare besucht und viele Methoden intensiv getestet. Das hat viel Zeit und Geld gekostet. Aber ich bin dann tatsächlich auf eine Methode gestoßen, die mein Problem löste: Personal Kanban.

Kanban befindet sich im Aufwind
Kanban hat Toyota geholfen die amerikanische Konkurrenz in der Automobilindustrie abzuhängen. Die Methode wurde in den letzten Jahren von vielen schlauen Köpfen weiterentwickelt und so angepasst, dass sie für alle Branchen geeignet ist. Man bezeichnet sie als Personal Kanban. Und das ist die Methode die uns nicht nur gerettet hat, sondern unser Unternehmen jetzt in einer höheren Liga spielen lässt. Noch ist Personal Kanban ein Geheimtipp aber ich bin mir sicher, bald werden viele Unternehmen von der Methode profitieren und sich damit von ihren Mitbewerbern absetzen.

Wie funktioniert das?
Im Personal Kanban werden die Aufgaben nicht wie bei einer ToDo Liste untereinander aufgeschrieben sondern horizontal dargestellt. Sie sehen auf einen Blick:

  • Wer arbeitet gerade an was.
  • In welchem Status befinden sich die einzelnen Aufgaben

Das zentrale Element ist das Kanban-Board. Wenn sie eine manuelle Lösung einsetzen wollen dann benötigen sie ein Whiteboard, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben.
Das Board ist in Spalten aufgeteilt, die die einzelnen Arbeitsschritte abbilden.
Die Aufgaben werden in den jeweiligen Spalten angeheftet (Haftnotizen).
Eine „frische“ Aufgabe wird im Status „Offen“ angebracht. Sobald Sie begonnen wurde, wandert sie in den Status „in Arbeit“. Ist die Aufgabe schließlich erledigt kommt sie in die Spalte „Erledigt“. Diese Spalte nennt man auch Belohnungsspalte.

Es gibt nur wenige Regeln im Umgang mit dem Kanban Board.

Regel Nr. 1
Visualize your work: Machen Sie ihre Arbeit sichtbar. Nicht nur eine Regel sondern ein Kanban Gesetz.
Für jede Aufgabe wird eine Karte erstellt. Nur so bekommen sie alle Aufgaben aus dem Kopf.

Regel Nr. 2:
Limit your work in progress: Limitieren Sie die Anzahl der Aufgaben, die sich in Arbeit befinden.
Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Denn wenn Sie die Anzahl der Aufgaben nicht begrenzen, dann besteht die Gefahr, dass immer mehr arbeiten angefangen, aber nicht beendet werden.
Stellen Sie sich einen Jongleur vor. Irgendwann ist die Anzahl der Bälle die man bewältigen kann erreicht.

Welche Spalten ein Board benötigt bestimmt das Unternehmen selbst. Ebenso wird zu Beginn der Arbeit mit einem Kanban Board festgelegt, welche Kriterien eine Aufgabe erfüllt haben muss, damit sie einen Status verlassen darf.

Beispiel für ein ganz einfaches Kanban Board:

Todo:                                   Aufgaben, die darauf warten in Angriff genommen zu werden
in Arbeit:                            Arbeiten, die begonnen wurden
Erledigte Aufgaben:      Belohnungsspalte

Auf diese Weise lassen sich Aufgaben die geringen Zeitaufwand benötigen ebenso abbilden wie Aufgaben für die ein großes Zeitvolumen vorgesehen ist.

Personal Kanban in Marketing und Vertrieb

  • Ist das Angebot raus?
  • Haben wir den Flyer überarbeitet.
  • Welche Kundenbesuche/Telefonate stehen an?
  • Wie weit sind wir mit dem neuen Internetauftritt?

Gerade im Bereich Marketing und Vertrieb sind die Aufgaben oft so aufgebaut, dass „eins am anderen hängt“. Und gerade hier ist ein System sehr hilfreich, dass die einzelnen Schritte abbildet und für den Überblick sorgt.

Hohe Dynamik und hohe Komplexität
Bei der Bewältigung unserer täglichen Aufgaben treffen zwei Welten unsanft aufeinander.
Die Vorgehensweise aus vergangenen Zeiten und die Herausforderung der aktuellen Arbeitswelt.
Todo Listen, Termine, Wiedervorlagemappen, Emails (dann aber bitte immer das ganze Team in CC) usw. Diese Methoden funktionierten solange wie die Arbeitsbereiche mit hoher Dynamik und hoher Komplexität getrennt waren. Heute sieht unser Arbeitsalltag anders aus: Hohe Dynamik UND hohe Komplexität bestimmen unseren Alltag. Prof. Dr. Michael Kastner (Organisationspsychologe und Leiter des Instituts für Arbeitspsychologie und Arbeitsmedizin in Herdecke) nennt diesen Zustand Dynaxität. Er macht die nicht bewältigte Dynaxität sogar für psychische Belastungen wie Burn Out verantwortlich.

Ein Beispiel aus dem Büro von vor wenigen Jahren: Es war üblich, dass Briefe entspannt diktiert wurden (so trug man der Komplexität Rechenschaft) und die Dynamik, also das schnelle und fehlerfreie Tippen, wurde dann von der Sekretärin oder einem Schreibzimmer erledigt. Solche Abläufe konnte man sich früher „leisten“. Wird heute eine E-Mail nicht innerhalb kürzester Zeit beantwortet klingelt schon das Handy oder eine zweite Erinnerungsmail folgt…

Fazit

Einstein sagte einmal „Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind“. Personal Kanban wirkt genau aus diesem Grund! Durch die einfache Umsetzung wird der hohen Dynamik und Komplexität entgegengewirkt. Deshalb ermutige ich Sie sich mit dieser Methode vertraut zu machen und Sie in Ihrem Unternehmen (egal welcher Größe oder Branche) einzusetzen.

Mehr zu Personal Kanban und unserer Softwarelösung erfahren Sie unter.
http://www.cokanto.de

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