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Arbeits- und Selbstorganisation: Bleiben Sie organisiert!

von Robert Nabenhauer

Manchmal wächst einem alles über den Kopf. Da möchte man alle Aufträge abwickeln, alles termingerecht über die Bühne bringen und natürlich so einen guten Eindruck beim Kunden wie nur möglich hinterlassen – und verzettelt sich. Eine richtig gute Arbeitsorganisation ist deswegen das berühmte „A und O“ in jedem Unternehmen.

Wie gehen Sie die erste Organisation an?

Erstmal gilt: Verschaffen Sie sich einen Überblick! Schauen Sie, welche Aufgaben oberste Priorität haben, welche warten können – und was unnötig ist. Etablieren Sie so eine erste Organisation in Ihren Tagesbeginn – wichtige Projekte sollten Sie im Team durchgehen und terminieren, wöchentliche oder monatliche Meetings sind in der Regel völlig ausreichend.

Zum Zweiten halten Sie sich auch an Ihre Prioritätenlisten!

Wie schnell kommt ein Auftrag heran oder eine Anfrage, die „nur mal schnell“ bearbeitet werden soll, dann letztlich aber wesentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt als gedacht! Praktisch ist übrigens die „3 Minuten Regel“: Alles, was Sie nicht mehr als 3 Minuten Zeit kostet, wird sofort erledigt. Alles, was mehr als 3 Minuten Zeit kostet, kommt in Ihre reguläre To-do-Liste. Ihren Kunden gegenüber sollten Sie natürlich ankündigen, dass die Bearbeitung durchaus etwas Zeit in Anspruch nehmen kann.

Feintuning: Arbeitsorganisation mit Outsourcing

In der Regel ist jemand, der gut in einer bestimmten Sache ist, auch schnell. Ein Texter hat einen professionellen und fein abgestimmten Newsletter mit Sicherheit schneller verfasst und versandfertig bearbeitet, als es ein Spitzenverkäufer leisten könnte. Deswegen: Lagern Sie die Arbeiten aus, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören. So haben Sie Ihre Ressourcen frei für Ihre eigentlichen Kerngebiete, für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.

Ich zähle übrigens auch die Nutzung von passenden Tools und Automatisierungsschritten zu den Dingen, die Sie unbedingt für eine straffe Arbeitsorganisation in Betracht ziehen sollten. Teils können Sie Arbeitsschritte voll automatisiert ablaufen lassen – E-Mail-Serien in Form von Autorespondern sind solche vollständig automatisierten Arbeitsschritte – die eigentliche Arbeit, nämlich das anfertigen der E-Mail-Inhalte und das Einstellen des Autoresponderprogramms fallen lediglich einmalig an.

Selbstorganisation für volle Leistungsfähigkeit

Ein bedeutender Punkt im PreSales Marketing ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Das steigert – natürlich – die Effizienz und senkt so im Grunde genommen die Kosten. Zusätzlich hält es Ihnen aber auch lästige Routineaufgaben vom Hals – Sie sind von undankbaren und wiederkehrenden Aufgaben entlastet. Die Konzentration auf die wirklich wichtigen und damit auch bedeutenden Arbeitsschritte motiviert und ist der perfekte Anreiz, um Ihre ganze Energie in Ihre Produkte und Ihre Kunden fließen zu lassen.

Arbeitsorganisation bedeutet also auch, sich selbst zu motivieren. Nur so bleiben Sie so leistungsfähig, dass Sie jeden Tag aufs Neue für Ihre Kunden und Kontakte da sein können. Hoch motivierte Mitarbeiter bedeuten in der Regel vor allem auch: höhere Umsätze! Arbeitspsychologen sehen übrigens das größte Risiko von abstumpfenden Arbeitnehmern genau darin: in sinkender Selbstmotivation. Wichtig ist es den Experten zufolge, verantwortungsvolle Aufgaben wahrzunehmen und regelmäßiges Feedback über den wertvollen Beitrag zu erhalten, den man tagtäglich leistet. Das wiederum ist natürlich ganz im Sinne vom PreSales Marketing: Durch die automatisierte Vertriebsanbahnung erreichen Sie schließlich, dass die wertvollen Aufgaben wie das eigentliche Verkaufsgespräch übrig bleiben – und in der Regel dank vorhergehender ausführlicher Information des Kunden auch erfolgreich ausgehen!

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