Gastbeiträge

Wie Sie Ihre Produktivität um bis zu 50 % steigern können

Die Produktivität am Büroarbeitsplatz um bis zu 50 % zu steigern, das halten Sie für übertrieben oder gar für Marktschreierisch? Ganz im Gegenteil. Bei den Arbeitsabläufen
im Büro schlummern erhebliche Potenziale, die nur geweckt werden müssen.

Wenn es bei Ihnen so, oder so ähnlich aussieht, dann sind 50 % Produktivitäts-steigerung überhaupt nicht utopisch.

Das erreichen Sie bereits, wenn Sie die Unterlagen ordnen, strukturieren und jedem Gegenstand EINEN, nämlich SEINEN Platz geben.

Nur „Aufräumen“ ist verschwendete Zeit

Da sehe ich Sie heftig mit dem Kopf nicken. Aufräumen ist lästig und Sie denken, das frisst viel zu viel Zeit. Aufräumen ist für Sie nicht effektiv.

Da haben wir schon das erste Stickwort „effektiv“. Das nächste Schlagwort wäre „effizient“. Sie fragen sich nun, worin liegt der Unterschied zwischen effektiv und effizient. Ist das nicht nur eine Wortklauberei? Ich möchte Ihnen das so erklären:

In Ihrem Garten steht ein alter Baum ziemlich nah am Haus. Sie befürchten, dass der
Baum beim nächste Sturm auf das Hausdach krachen und das Dach zerstören könnte.
So weit wollen Sie es nicht kommen lassen. Deshalb beschließen Sie, den Baum zu fällen. Diese Überlegung ist effektiv.

Nun gibt es unterschiedliche Möglichkeiten einen Baum zu fällen. Sie können den
Baum mit einem Werkzeug aus der Steinzeit fällen. Dazu benötigen Sie enorm viel
Zeit, vielleicht fast ein Jahr. Mit diesem Steinzeit-Werkzeug arbeiten Sie effektiv,
im Sinne des Ziels - Baum fällen.

Wollen Sie dagegen den Baum so schnell wie möglich fällen, werden Sie zu einem modernen Arbeitsgerät greifen, beispielsweise zu einer Motorsäge. Dann ist diese
Arbeit in wenigen Minuten erledigt.
Das bedeutet:
Mit der Motorsäge arbeiten Sie nicht nur effektiv sondern, im Sinne des gewünschten Ergebnisses effizient.

  • Effektiv arbeite ich, wenn ich etwas mache, das zu einem gewünschten
    Ergebnis oder Ziel führt
  • Effizient arbeite ich, wenn das gewünschte Ergebnis oder das gewünschte
    Ziel mit möglichst geringem Aufwand oder in kürzester Zeit oder mit den
    geringsten Mitteln erreicht wird.

Effizientes Arbeiten ist dann möglich, wenn mir die entsprechenden Mittel zur Verfügung stehen und ich diese auch anwende.

Wie gut sind Sie organisiert?

Dazu möchte ich Ihnen ein paar Fragen stellen.

  1. Finden Sie alle Dokumente, auch E-Mails innerhalb einer Minute?
  2. Liegen auf Ihrem Schreibtisch nur die Unterlagen an denen Sie jetzt
    gerade arbeiten?
  3. Benutzen Sie ein zuverlässiges Wiedervorlagesystem?
  4. Finden sich Kollegen an Ihrem Arbeitsplatz zurecht, wenn Sie krank sind?

Wenn Sie auch nur 1 Frage mit NEIN beantworten, sollten Sie unbedingt überlegen,
wie Sie sich effizienter organisieren können.

Stellen Sie alle Arbeitsvorgänge auf den Prüfstand und überlegen Sie:

  • Warum erledige ich das so und nicht anders?
  • Wie lange brauche ich für den Arbeitsvorgang?
  • Welche anderen Möglichkeiten gibt es?
  • Wie könnte ich diesen Vorgang rationeller, schneller erledigen?

So bekommen Sie alle Informationen blitzschnell in den Griff

 

1.   Sofort-Ordnungbeginnt sofort, wenn der Vorgang entsteht
2.   Sachgerechte Einheiten
bilden
Fassen Sie alle Dokumente und Infos zu logischen Einheiten zusammen
3.   Eindeutig KennzeichnenKlares Kennzeichnen der Einheiten ermöglicht den ständigen, direkten Zugriff
4.   Stehende OrganisationSie haben beste Übersicht und nutzen den vorhandenen Raum optimal
5.   Sichere Lose-Blatt-AblageSchneller Zugriff und keine unnötigen Arbeitsschritte wie Lochen, Abheften, Ordner schleppen. Das bringt Ihnen eine enorme Zeitersparnis.
6.   Einheitliche OrganisationNutzen Sie ein durchgängiges Verfahren vom Bearbeiten bis zum Archiv, arbeitsplatzübergreifend und abteilungsübergreifend.

 

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So optimieren Sie Arbeitsplatz, Arbeitsabläufe

Was ist zu tun, um nur noch einmal aufräumen zu müssen und dann nie wieder. Ich schlage eine 7-Schritte-Methode vor, mit der ich sehr gute Erfahrungen gemacht habe.

  1. Ordnung schaffen auf dem Schreibtisch, in Schubladen und in Schränken
    alles hat EINEN, nämlich SEINEN Platz
  2. Den unsortierten Posteingang nicht nur sichten, sondern sofort systematisch bearbeiten. Sie entscheiden beim Öffnen der Post:
  • Erledigung sofort, handschriftlich per Fax, E-Mail oder Telefon
    heute erledigen
  • termingebundener Vorgang, den legen Sie auf Wiedervorlage bzw. Termin
    B. Rechnungen, Ausschreibungen, Angebote, Anfragen etc.
  • Rücksprache mit Kollegen oder Vorgesetzten
    heute erledigen oder Termin
  • der verbleibende Rest ist im Papierkorb richtig
    B. Kuverts, Werbung. - Ihr Papierkorb wird zuerst voll sein.
  1. Termine überwachen mit einem rollierenden
    Wiedervorlage-System bei Papier-Dokumenten kombiniert mit
  2. Terminplanung digital z.B. in Outlook
  3. den Arbeitstag schriftlich planen zum Beispiel mit Outlook.
  4. Keine To-Do-Listen mehr ohne Zeitvorgabe für jede Tätigkeit.
  5. Digitale Notizen verwenden – Schluss mit der „Post-It“-Zettelwirtschaft.

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Strategie-Telefon-Gespräch an.

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Ihre Vorteil - ein geordneter Arbeitsplatz

Auf Ihrem Schreibtisch befinden sich nur noch die Gegenstände die wirklich täglich gebraucht werden.

Es liegt nur der Vorgang auf Ihrem Schreibtisch an dem Sie jetzt gerade arbeiten.

Sie werden nicht mehr durch andere Dinge abgelenkt.

  • Sie müssen nie mehr SUCHEN
  • Nichts wird mehr übersehen oder zu spät abgegeben
  • Sie werden nicht mehr durch Stapel unerledigter Vorgänge abgelenkt
  • Sie sind sich sicher, dass Sie alle Vorgänge im Griff haben
  • Sie haben viel mehr Freude an der Arbeit
  • Stress ist für Sie zum Fremdwort geworden

In diesem E-Book lesen Sie, wie Sie Ihr Büro, Ihren Schreibtisch
und Computer organisieren, strukturieren und optimieren

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Was ergibt sich aus diesen Maßnahmen?

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts stellt fest:

Durchschnittlich 32 % der Büro-Arbeitszeit werden allgemein mit Suchen,
Warten und überholten Arbeitsweisen verschwendet.

Das sind 70 Tage pro Mitarbeiter und pro Jahr.

Das Ergebnis kann ich aus meiner Erfahrung bestätigen.
Hier verbirgt sich ein riesiges Einspar-Potenzial.

Mit effizienter Arbeitsweise erhöht sich die Leistung Ihrer Mitarbeiter deutlich,
bei spürbar weniger Stress.

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Mein Name ist Gisela Krahnke und ich helfe
Klein- und mittelständischen Unternehmern,
Handwerksmeistern, Freiberuflern
verdecktes Firmen-Potenzial zu aktivieren,
und mit effizienter Büro-Organisation durch
Arbeitsoptimierung Zeit und Geld zu sparen.

E-Mail: info@sofortordnungimbuero.de
web:      www.sofortordnungimbuero.de

 

 

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