Gastbeiträge

E-Mailarchivierung

Das tägliche Sortieren und Ordnen von E-Mails zum Aufbewahren bedeutet hohen unproduktiven Zeitaufwand. Und kostet jeden Tag eine Menge Geld. Einschlägige Studien belegen, dass das E-Mail-Aufkommen pro Mitarbeiter durchschnittlich 100 E-Mails täglich beträgt. Selbst wenn nur die Hälfte dieser Mails wichtig wären, so dass sie aufgehoben werden sollen, entsteht Aufwand für das Ablegen und spätere Suchen der Mails. E-Mails sind heute aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Ob Rechnungen, Bestellungen oder interner Informationsaustausch, alles kann digital per E-Mail versendet werden. Jeder kennt die Situation. Ein Anwender hat eine wichtige E-Mail versehentlich oder zu früh gelöscht. Nun muss die Information unter erheblichem Aufwand aus alten Backups wieder hergestellt werden. Oft werden auch ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht. Für die IT ist das rasante Wachstum der E-Mail-Kommunikation eine große Herausforderung. Damit E-Mail günstig bleibt, bedarf es einer Infrastruktur, die dem steigenden Volumen gewachsen ist.

Professionelle E-Mail Archivierung ist eine gesetzliche Anforderung und bringt auch klare Vorteile in der Unternehmenseffektivität. Spätestens, wenn ein Geschäftspartner versandte oder erhaltene Nachrichten zur Klarstellung vertraglicher Verpflichtungen anfordert, reduzieren sich die Aufwände zur Informationsbeschaffung durch das überragende Suchsystem im Mailarchiv. Auch wenn Finanzbeamte Sie zur Buchprüfung besuchen, sind Sie froh, wenn die E-Mail Kommunikation effizient, rechtssicher und schnell aus dem Archiv verfügbar sind. Für Unternehmen gewinnt die E-Mail-Archivierung zunehmend an Bedeutung. Die Anforderungen an Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wachsen: E-Mail-Verwaltung und E-Mail-Archivierung sollen nicht nur den Mailserver entlasten, sondern die Datensicherung muss revisionssicher sein. Zudem soll das Archivieren möglichst automatisch erfolgen. Die serverbasierte E-Mail-Archivierung bietet über frei konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung. So lassen sich wichtige Inhalte aus ein- und ausgehenden E-Mails gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Wenn es um die Aufbewahrung der elektronischen Kommunikation geht, gilt es zahlreiche Aspekte zu beachten. Beginnend bei gesetzlichen Vorgaben, wie HGB, GDPdU oder Abgabenordnung, bis hin zu betrieblichen Erfordernissen. Nur ein zentraler Prozess, der alle für die Archivierung notwendigen Schritte eng koppelt, sorgt für die notwendige Durchgängigkeit und erforderliche Rechtssicherheit. Im Vordergrund stehen Aspekte wie Unveränderbarkeit, Zugriffsfähigkeit und Aufbewahrungsfristen. Dabei sind nicht selten Zeiträume von zehn Jahren oder länger verpflichtend. Zusätzlich gilt es, archivierungspflichtige Inhalte von unerwünschten Daten, wie z.B. privater Kommunikation oder Spam, zu trennen. Damit einmal archivierte Daten zügig wiedergefunden werden können, spielt zudem das effiziente Auffinden von E-Mails eine maßgebliche Rolle. Wirtschaftsprüfer setzen insbesondere auf diesen Punkt verstärkt ihr Augenmerk.

Sichern Sie sich die Vorteile von E-Mailarchivierung für Ihr Unternehmen und profitieren auch Sie von den zahlreichen Vorteilen:

- nach der Archivierung können E-Mails auf Wunsch regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden

- Archivierung von Microsoft Exchanger Server, beliebiger E-Mail-Server, dezentral gespeicherten E-Mails und E-Mail-Dateien

- bei der Archivierung werden vom Anwender angelegte Ordnerstrukturen übernommen

- bestehende Postfächer, öffentliche Ordner, automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails

- ein administrativer Zugriff auf den E-Mail-Server ist nicht erforderlich

- an der Konfiguration des E-Mail-Servers werden keine Änderungen vorgenommen.

 

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Wir bei Net-Design sind ihre kompetenten, schnellen und zuverlässigen Experten und Dienstleister für vernetzte Systeme in Informatik und Elektrotechnik. Ihre Zufriedenheit ist der Massstab für unsere Qualität. Wir kommunizieren ehrlich und vertrauensvoll miteinander. Durch profitables Wirtschaften sichern wir unsere Arbeitsplätze und streben mit unseren Kunden, Mitarbeitern und Partnern langfristige Zusammenarbeiten an. Ein verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen ist für uns sehr wichtig. Respektvoller Umgang und Hilfsbereitschaft sind bei uns die Grundlage für den gemeinsamen Erfolg.

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